PENINGKATAN PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI DALAM PENGELOLAAN KAWASAN INDUSTRI DAN LOGISTIK

Oleh: Dasep Titof
BAB I
PENDAHULUAN
Bisnis PT. KBN adalah mengelola kawasan industri baik yang berstatus
kawasan berikat (export processing zone) maupun non berikat. Jenis jasa
utama yang dilakukan oleh PT. KBN meliputi jasa properti yang terdiri dari
penyewaan lahan dan bangunan untuk pabrik dengan layanan “one stop
service dan kegiatan pelayanan logistik”.
Dengan Visi “menjadi kawasan industri dengan layanan jasa properti dan
logistik yang ramah lingkungan, pilihan utama dan terpercaya”.
Persaingan bisnis yang semakin ketat di era globalisasi ini menuntut
perusahaan untuk menyusun kembali strategi dan taktik bisnisnya. Jika dilihat
lebih mendalam, ternyata esensi dari persaingan terletak pada bagaimana
sebuah perusahaan dapat mengimplementasikan proses penciptaan produk
dan atau jasanya secara lebih murah, lebih baik, dan lebih cepat
dibandingkan dengan pesaing bisnisnya. Saat ini penerapan teknologi
informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu
dalam upaya memenangkan persaingan.
1.1 Pembangunan teknologi informasi dan komunikasi PT. KBN (Persero)
Pembangunan Teknologi Informasi Perusahaan dilakukan secara
bertahap sebelum sebuah sistem holistik atau menyeluruh selesai
Halaman : 2
dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber daya
yang dimiliki. Dalam penerapannya rencana strategis Teknologi
Informasi senantiasa diselaraskan dengan Rencana Perusahaan, agar
setiap penerapan Teknologi Informasi dapat memberikan nilai bagi
Perusahaan.
Mengacu kepada Arsitektur Teknologi Informasi Perusahaan
pembangunan, penerapan Teknologi Informasi yang dilakukan
dikategorikan sebagai berikut :
• Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai
aplikasi lain yang ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi,
basis data, network management dan lain-lain.
• Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi
Informasi yang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber
daya Perusahaan anatara lain sistem penggajian, sistem akuntansi &
keuangan dan lain-lain.
• Aplikasi Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifik
Perusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan
produk/jasa yang ditawarkan Perusahaan antara lain Aplikasi Properti,
Aplikasi Forwarding dan Aplikasi Pergudangan.
1.2 Pemanfaatan teknologi informasi & komunikasi PT. KBN (Persero)
• Perusahaan sudah pemanfaatkan Teknologi Informasi dalam
menunjang kegiatan operasional dan menunjang bisnis utama yaitu
Properti dan Logistik.
• Perusahaan sudah memiliki aplikasi Teknologi Informasi yang
terintegrasi, didukung sistem jaringan komputer transaksi terlaksana
Halaman : 3
secara online dari Kantor Pusat hingga Unit Usaha sehingga dapat
mengefisiensikan kegiatan operasional Perusahaan.
Pemanfaatan Teknologi Informasi yang sudah dilakukan dalam
menunjang kegiatan operasional Perusahaan meliputi bidang-bidang
sebagai berikut :
1. Sistem Informasi Akuntansi dan Keuangan
2. Sistem Informasi Properti
3. Sistem Informasi Forwarding.
4. Sistem Informasi Pergudangan.
5. Sistem Informasi SDM
6. Sistem Informasi Poliklinik
7. Aplikasi Audit Internal (Pengawasan SPI)
8. Sistem Persediaan ATK/Cetakan
9. Sistem Inventarisasi Peralatan Kantor
10. Sistem Electronic Data Interchange (EDI) untuk pengiriman dokumen
PEB
11. Website dan intranet.
Halaman : 4
BAB II
USULAN PENINGKATAN PERAN
TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI
Kegiatan jasa pelayanan logistik mengintegrasikan usaha pelayanan
forwarding dan pergudangan baik gudang berikat maupun gudang umum
serta depo kontainer ke dalam mata rantai sistem total logistik (Total Logistik
System), meliputi :
• Jasa pengurusan dokumen ekspor/impor;
• Jasa angkutan barang;
• Jasa bongkar muat; dan
• Jasa sewa gudang/lapangan dan depo kontainer.
2.1 Peran teknologi informasi dibidang jasa logistik.
Teknologi Informasi sebagai tulang punggung manajemen supply chain,
konsep manajemen supply chain tidak dapat dipisahkan dari
perkembangan teknologi informasi (TI). Bahkan, kalau dilihat dari
sejarahnya, justru kemajuan teknologi inilah yang melahirkan prinsipprinsip
dasar dari manajemen supply chain. Alasannya cukup
sederhana, yaitu karena esensi dari pengintegrasian berbagai proses
dan entitas bisnis di dalam domain manajemen supply chain adalah
melakukan share terhadap informasi yang dimiliki dan dihasilkan oleh
berbagai pihak .
Halaman : 5
A. Perspektif Teknis
Dilihat dari sisi teknis, ada dua fungsi dari teknologi informasi yang
harus dipenuhi, yaitu :
1. Fungsi penciptaan
Aspek-aspek yang harus dapat dilakukan oleh teknologi informasi
adalah sebagai berikut :
• Teknologi informasi harus mampu menjadi sarana untuk
mengubah fakta-fakta atau kejadian-kejadian sehari-hari yang
dijumpai dalam bisnis perusahaan ke dalam format data
kuantitatif. Ada dua cara umum yang biasa dipergunakan,
yaitu secara manual dan otomatis. Yang dimaksud dengan
manual adalah dilibatkannya seorang user untuk melakukan
data entry terhadap fakta-fakta relevan didalam aktivitas
sehari-hari yang dipandang perlu direkam. Misalnya catatan
pengeluaran keuangan, keluhan pelanggan, pesanan
konsumen, pengeluaran barang dari gudang dan lain-lain.
Sedangkan yang dimaksud dengan cara otomatis disini adalah
jika berbagai teknologi dipergunakan sebagai alat untuk
merekam fakta dan mengubahnya menjadi data tanpa harus
melibatkan unsur manusia sebagai data entry. Contohnya
adalah penggunaan barcode untuk kode barang, smart card
untuk data pelanggan, scanner untuk mencatat kendaraan
dipintu gerbang kawasan.
• Teknologi harus mampu mengubah data mentah yang telah
dikumpulkan menjadi informasi yang relevan bagi setiap
Halaman : 6
penggunanya yaitu manajemen, staf, konsumen, mitra bisnis,
pemilik perusahaan, dan pihak-pihak lain yang
berkepentingan.
• Tugas teknologi informasi selanjutnya adalah mengolah
informasi yang diperoleh dengan berbagai konteks organisasi
yang ada menjadi sebuah knowledge yang dapat diakses oleh
semua pihak di dalam perusahaan.
• Akhirnya, kumpulan dari knowledge yang diperoleh dan
dipelajari selama perusahaan beroperasi akan menjadi suatu
bekal “kebijaksanaan” (wisdom) yang tidak ternilai harganya.
Wisdom yang diperoleh merupakan hasil dari pembelajaran
sebuah organisasi yang akan menjadi identitas perusahaan
dimasa mendatang.
2. Fungsi penyebaran
Terhadap entitas fakta, data, informasi, knowledge, dan wisdom
tersebut, teknologi informasi memiliki fungsi-fungsi yang
berhubungan dengan aspek penyebaran sebagai berikut :
• Gathering. Teknologi informasi harus memiliki fasilitas-fasilitas
yang mampu mengumpulkan entitas-entitas tersebut dan
meletakannya di dalam suatu media penyimpanan digital.
• Organising. Untuk memudahkan pencarian terhadap entitasentitas
tersebut dikemudian hari, teknologi informasi harus
memiliki mekanisme baku dalam mengorganisasikan
penyimpanan entitas-entitas tersebut di dalam media
penyimpanan.
Halaman : 7
• Selecting. Disaat berbagai pihak di dalam perusahaan
membutuhkan entitas-entitas tersebut, teknologi informasi
harus menyediakan fasilitas untuk memudahkan pencarian
dan pemilihan. Teknologi portal merupakan salah satu cara
yang sedang digemari oleh perusahaan dalam memecahkan
permasalahan ini.
B. Perspektif Manajerial
Dilihat dari sisi bisnis dan manajerial, terutama dalam kaitannya
dengan manajemen supply chain, ada empat peranan yang
diharapkan oleh perusahaan dari implementasi efektif sebuah
teknologi informasi, yaitu :
1. Minimize risk
Setiap bisnis memiliki risiko , terutama berkaitan dengan factorfaktor
keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari
ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain
yang berada diluar control perusahaan. Saat ini berbagai jenis
aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap
dihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial advisory,
planning expert dan lain-lain. Kehadiran teknologi informasi selain
harus mampu membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis
yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu
manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi.
Halaman : 8
2. Reduce costs
Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai
usaha pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada
akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan.
Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang
ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya
kegiatan operasional yaitu :
• Eleminasi proses. Implementasi berbagai komponen teknologi
informasi akan mampu menghilangkan atau mengeliminasi
proses-proses yang dirasa tidak perlu. Contoh call center
untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam
menghadapi keluhan pelanggan.
• Simplifikasi proses. Berbagai proses yang panjang dan
berbelit-belit (birokratis) biasanya dapat disederhanakan
dengan mengimplementasikan berbagai komponen teknologi
informasi. Contoh order dapat dilakukan melalui situs
perusahaan tanpa perlu datang ke bagian pelayanan order.
• Integrasi proses. Teknologi informasi juga mampu melakukan
pengintegrasian beberapa proses menjadi satu sehingga
terasa lebih cepat dan praktis (secara langsung akan
meningkatkan kepuasan pelanggan juga).
• Otomatisasi proses. Mengubah proses manual menjadi
otomatis merupakan tawaran klasik dari teknologi informasi.
Halaman : 9
Contoh scanner untuk menggantikan fungsi mata manusia
dalam meletakan dan mencari barang digudang.
3. Add Value
Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk
menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari
penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan,
tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga
pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk
jangka panjang.
4. Create new realities
Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan
pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu
arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya.
Berbagai konsep e-business semacan e-commerce, eprocurement,
e-customer, e-loyalty, dan lain-lainnya pada
dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi
mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.
C. Konsep sistem informasi terpadu
Konsep menajemen supply chain memperlihatkan adanya proses
ketergantungan antara berbagai perusahaan yang terkait di dalam
sebuah system bisnis. Semakin banyak perusahaan yang terlibat
dalam rantai tersebut, akan semakin kompleks strategi pengelolaan
yang perlu dibangun. Jika diperharikan dengan seksama, didalam
Halaman : 10
sebuah perusahaan ada tiga aliran entitas yang harus dikelola
dengan baik yaitu :
(1) aliran produk dan jasa (flow of products and services);
(2) aliran uang (flow of money);
(3) aliran dokumen (flow of documents)
Yang dimaksud dengan system informasi terpadu disini adalah
sebuah system yang terdiri dari berbagai komponen data, aplikasi,
dan teknologi yang saling berkaitan untuk mendukung kebutuhan
informasi perusahaan
2.3 Internetisasi
Perkembangan teknologi komputer dan telekomunikasi telah berhasil
menciptakan infrastruktur informasi baru yang dikenal dengan istilah
internet. Infrastruktur ini meliputi serangkaian jaringan elektronik yang
bermanfaat dalam memfasilitasi transfer informasi dan komunikasi
interaktif, diantaranya jaringan telepon, jaringan kabel (cable networks),
jaringan selular, satelit, jaringan intra-komputer korporasi dan bisnis.
Dalam konteks bisnis, internet membawa dampak transpormasional
yang menciptakan paradigma baru dalam berbisnis, berupa digital
marketing atau internet marketing (cyber marketing, electronic
marketing). Istilah internetisasi mengacu pada proses sebuah
perusahaan terlibat dalam aktivitas-aktivitas bisnis secara elektronik (ecommerce
atau e-bisnis), khususnya dengan memanfaatkan internet
sebagai media, pasar, maupun infrastruktur penunjang. Definisi ecommerce
bisa ditinjau dari 5 perspektif : online purchasing, digital
Halaman : 11
communication, service, business process, dan market-of-one
perspectives.
PERSPEKTIF DEFINISI E-COMMERCE
1 Online purchasing
perspective
Sistem yang memungkinkan pembelian dan
penjualan produk dan informasi melalui
internet dan jasa online lainnya
2 Digital
communication
perspective
Sistem yang memungkinkan pengiriman
informasi digital, produk, dan jasa
pembayaran online.
3 Service perspective Sistem yang memungkinkan upaya
menekan biaya, menyempurnakan kualitas
produk dan informasi instant terkini; dan
meningkatkan kecepatan penyampaian jasa
4 Business process
perspective
Sistem yang memungkinkan otomatisasi
transaksi bisnis dan aliran kerja.
5 Market of one
perspective
Sistem yang memungkinkan proses
customization produk dan jasa untuk
diadaptasikan pada kebutuhan dan
keinginan setiap pelanggan secara efisien
2.4 Penerapan e-Commerce
Aplikasi e-Commerce ditopang oleh berbagai infrastruktur sedangkan
implementasinya tidak lepas dari 4 wilayah utama yaitu manusia,
kebijakan public, standard dan protokoler teknis, serta organisasi lain.
Manajemen e-Commerce-lah yang akan mengkoordinasikan aplikasi,
infrastruktur dan pilar-pilarnya. Pilar orang terdiri dari pembeli, penjual,
perantara, jasa, orang, system informasi dan manajemen. Pilar kebijakan
publik meliputi pajak, hokum dan isu privasi. Pilar standar teknis
mencakup dokumen, keamanan dan protocol jaringan dan system
pembayaran. Sedangkan pilar organisasi adalah partner, pesaing,
asosiasi dan pelayanan pemerintah.
Halaman : 12
2.5 Kemitraan bisnis Internasional
Perkembangan teknologi dan tantangan kompetisi yang mengikuti arus
globalisasi pasar menyebabkan banyak perusahaan terjun ke dalam
kemitraan bisnis internasional. Arus globalisasi yang memberikan
tantangan persaingan yang lebih ketat terhadap perusahaan yang
berkecimpung dipasar internasional telah membuat perusahaan menjadi
semakin perlu untuk saling bermitra agar mendapatkan posisi yang lebih
kuat di pasar. Selain itu, perkembangan teknologi dan kemajuan
dibidang teknologi informasi & komunikasi, transportasi membuat
kemitraan menjadi lebih mudah dilakukan.
Halaman : 13
BAB III
KESIMPULAN
Persaingan bisnis yang semakin ketat di era globalisasi menuntut perusahaan
untuk menyusun kembali strategi dan taktik bisnisnya. Teknologi Informasi
sebagai tulang punggung manajemen supply chain, konsep manajemen
supply chain tidak dapat dipisahkan dari perkembangan teknologi informasi
(TI). Konsep menajemen supply chain memperlihatkan adanya proses
ketergantungan antara berbagai perusahaan yang terkait di dalam sebuah
system bisnis. Semakin banyak perusahaan yang terlibat dalam rantai
tersebut, akan semakin kompleks strategi pengelolaan yang perlu dibangun.
Dalam konteks bisnis, internet membawa dampak transpormasional yang
menciptakan paradigma baru dalam berbisnis, berupa digital marketing atau
internet marketing (cyber marketing, electronic marketing). Istilah internetisasi
mengacu pada proses sebuah perusahaan terlibat dalam aktivitas-aktivitas
bisnis secara elektronik (e-commerce atau e-bisnis), khususnya dengan
memanfaatkan internet sebagai media, pasar, maupun infrastruktur
penunjang.
Halaman : 14
Daftar Pustaka
Richardus Eko Indrajit, Richardus Djokopranoto.2002.Konsep Manajemen
Supply Chain.Grasindo.
Gregorius Chandra, Fandy Tjiptono, Yanto Chandra.2004. Pemasaran
Global:Internasionalisasi dan internetisasi. Penerbit andi.